Montagmorgen, 8:15 Uhr.
Ein Logistikleiter schickt eine Transportanfrage an fünf verschiedene Speditionen.
Er benötigt einen LKW für einen Transport von Frankfurt nach Hamburg.
Die Anfrage landet bei allen fünf Unternehmen im Postfach.
Bei der ersten Spedition ist der zuständige Mitarbeiter gerade am Telefon.
Bei der zweiten muss der Disponent zunächst die aktuellen Frachtraten prüfen.
Bei der dritten wird die Anfrage erst nach der Mittagspause bearbeitet.
Und bei Ihrer Spedition?
Die Anfrage wird automatisch gelesen, anhand Ihrer Tarife berechnet und als fertiges Angebot vorbereitet.
Ihr Mitarbeiter prüft den Preis, klickt auf „Senden“ und der Kunde bekommt sein Angebot.
Während die anderen Unternehmen noch rechnen.
Genau das ist die Idee hinter der RFQ-Automatisierung für Speditionen.
Sie müssen Transportanfragen nicht mehr einzeln öffnen, die Informationen zusammensuchen und jedes Angebot manuell kalkulieren.
Eine Software kann einen großen Teil dieser Arbeit übernehmen.
Und Ihre Mitarbeiter kümmern sich hauptsächlich um Sonderfälle und Entscheidungen, die tatsächlich ihre Erfahrung benötigen.
Wie das funktioniert, welche Aufgaben automatisiert werden können und wann es sich für Ihre Spedition lohnt, schauen wir uns genauer an.
Was ist RFQ-Automatisierung?
RFQ steht für Request for Quotation.
Auf Deutsch: Angebotsanfrage.
Ein Kunde möchte einen Transport durchführen lassen und fragt bei einer oder mehreren Speditionen nach einem Preis.
Die Anfrage enthält beispielsweise den Abholort, den Lieferort, die Anzahl der Paletten, das Gewicht und den gewünschten Transporttermin.
Bei der klassischen Bearbeitung muss ein Mitarbeiter diese Informationen lesen, prüfen und anschließend ein Angebot kalkulieren.
Bei der RFQ-Automatisierung übernimmt Software einen großen Teil dieses Prozesses.
Der Ablauf ist einfach:
- Eine Transportanfrage geht per E-Mail ein.
- Eine KI liest die benötigten Transportdaten aus.
- Das System prüft, ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind.
- Der Transport wird anhand Ihrer hinterlegten Tarife berechnet.
- Ein fertiger Angebotsentwurf wird erstellt.
- Ihr Mitarbeiter prüft das Angebot und gibt es zum Versand frei.
Bei klar definierten Standardanfragen kann nach entsprechender Freigabe auch der Versand automatisiert werden.
Bei komplexeren Aufträgen bleibt die endgültige Entscheidung beim Mitarbeiter.
So können Sie deutlich schneller auf Transportanfragen reagieren, ohne jeden einzelnen Preis von Hand berechnen zu müssen.
Warum schnelle Angebote für Speditionen wichtig sind
Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen benötigt kurzfristig einen Transport.
Der zuständige Logistikleiter hat wenig Zeit und schickt dieselbe Anfrage an mehrere Dienstleister.
Jetzt wartet er auf Angebote.
Ein Unternehmen meldet sich nach zehn Minuten.
Ein anderes nach zwei Stunden.
Und das dritte erst am nächsten Morgen.
Natürlich wird der Kunde nicht automatisch das schnellste Angebot annehmen.
Der Preis muss stimmen. Die Leistung muss passen. Und der Kunde muss Vertrauen in den Transportdienstleister haben.
Aber die Spedition, die zuerst ein brauchbares Angebot abgibt, hat einen Vorteil.
Sie ist bereits im Gespräch, während die anderen noch mit der Bearbeitung beschäftigt sind.
Vielleicht hat der Kunde seine Entscheidung sogar schon getroffen, bevor das letzte Angebot eintrifft.
Das passiert besonders bei zeitkritischen Transporten.
Wenn Ware dringend abgeholt werden muss, kann der Kunde nicht beliebig lange auf eine Antwort warten.
Wer schneller ein zuverlässiges Angebot abgeben kann, verbessert seine Chancen auf den Auftrag.
Dafür müssen Ihre Mitarbeiter allerdings in der Lage sein, Anfragen schnell zu bearbeiten.
Und genau hier liegt bei vielen Speditionen das Problem.
Warum die manuelle Angebotsbearbeitung so viel Zeit kostet
Eine Transportanfrage zu beantworten klingt zunächst einfach.
Der Kunde schickt die benötigten Daten.
Sie berechnen den Preis.
Sie schicken ein Angebot.
Fertig.
In der Praxis sieht es häufig anders aus.
Ein Mitarbeiter öffnet die Anfrage und prüft zunächst, welche Informationen der Kunde geschickt hat.
Vielleicht stehen die Transportdaten direkt in der E-Mail.
Vielleicht sind sie in einer PDF-Datei enthalten.
Oder der Kunde hat eine Excel-Tabelle angehängt.
Danach müssen die Informationen geprüft werden.
Wo soll die Ware abgeholt werden?
Wo soll sie hin?
Wie viele Paletten sind es?
Welches Gewicht hat die Sendung?
Gibt es besondere Anforderungen?
Anschließend beginnt die Kalkulation.
Je nach Spedition muss der Mitarbeiter eine Preisliste öffnen, bestimmte Zuschläge berücksichtigen oder den Preis anhand einer hinterlegten Tarifstruktur berechnen.
Manchmal muss er zusätzliche Informationen bei einem Partner oder Frachtführer einholen.
Erst danach kann das Angebot erstellt werden.
Dann wird eine E-Mail geschrieben.
Und schließlich bekommt der Kunde seine Antwort.
Bei einer einzelnen Anfrage ist das kein großes Problem.
Aber was passiert, wenn täglich 30, 50 oder 100 Anfragen eingehen?
Dann verbringen Ihre Mitarbeiter einen erheblichen Teil des Tages damit, Informationen zu lesen, Preise zu berechnen und Angebote zu schreiben.
Und während sie damit beschäftigt sind, kommen bereits die nächsten Anfragen rein.
Das Problem ist die Wiederholung.
Denn viele dieser Arbeitsschritte laufen jedes Mal nach einem ähnlichen Muster ab.
Genau solche Aufgaben eignen sich für Automatisierung.
So funktioniert die automatische Bearbeitung von Transportanfragen
Schauen wir uns den Ablauf anhand eines konkreten Beispiels an.
Ein Kunde schickt folgende E-Mail:
„Guten Morgen, wir benötigen für morgen einen Transport von Frankfurt nach Hamburg. 12 Europaletten, insgesamt 4.800 kg. Können Sie uns bitte Ihren Preis nennen?“
Normalerweise müsste ein Mitarbeiter die E-Mail lesen und anschließend den Transport kalkulieren.
Mit einer RFQ-Automatisierung kann ein großer Teil davon automatisch passieren.
Schritt 1: Die Anfrage wird automatisch erkannt
Das System überwacht ein definiertes E-Mail-Postfach.
Sobald eine neue Nachricht eingeht, wird geprüft, ob es sich um eine Transportanfrage handelt.
Eine KI kann dabei den Inhalt der Nachricht analysieren.
Sie erkennt beispielsweise, dass der Absender einen Transportpreis anfragt.
Normale E-Mails, Rechnungen und andere Nachrichten werden nicht als RFQ behandelt.
Dadurch muss ein Mitarbeiter nicht mehr jede eingehende Nachricht öffnen, um zu entscheiden, ob eine Angebotsanfrage vorliegt.
Schritt 2: Die Transportdaten werden ausgelesen
Anschließend extrahiert die KI die relevanten Informationen.
In unserem Beispiel wären das:
- Abholort: Frankfurt
- Lieferort: Hamburg
- Abholtermin: morgen
- Ladung: 12 Europaletten
- Gesamtgewicht: 4.800 kg
Diese Informationen werden in eine strukturierte Form gebracht.
Das funktioniert auch bei vielen PDF- und Excel-Anhängen.
Wichtig ist, dass die KI nicht einfach fehlende Informationen erfindet.
Wenn beispielsweise die genaue Abholadresse oder das Ladezeitfenster für die Kalkulation benötigt wird, muss das System diese Information als fehlend markieren.
Die Anfrage wird dann zur Prüfung weitergeleitet oder eine Rückfrage vorbereitet.
Schritt 3: Die Angaben werden geprüft
Jetzt kontrolliert das System, ob der Transport grundsätzlich berechnet werden kann.
Sind Start und Ziel bekannt?
Ist ein Transportdatum vorhanden?
Sind Gewicht und Ladungsumfang angegeben?
Ist die benötigte Fahrzeugklasse bestimmbar?
Passen die Angaben zu den Transportleistungen Ihrer Spedition?
Bei besonderen Anforderungen können zusätzliche Regeln gelten.
Beispielsweise bei Gefahrgut, temperaturgeführten Transporten oder außergewöhnlichen Abmessungen.
Fehlen entscheidende Angaben, darf das System nicht einfach irgendeinen Preis berechnen.
Stattdessen wird die Anfrage zurückgehalten.
So verhindern Sie, dass Kunden Angebote auf Grundlage falscher oder unvollständiger Daten erhalten.
Schritt 4: Ihr Tarif wird automatisch angewendet
Jetzt kommt der wichtigste Teil.
Die Software berechnet den Transportpreis anhand Ihrer hinterlegten Tarife.
Dabei verwenden Sie weiterhin Ihre eigenen Preisregeln.
Sie entscheiden, wie Ihre Transportleistungen kalkuliert werden.
Beispielsweise anhand von Entfernung, Gewicht, Palettenanzahl, Fahrzeugklasse oder festen Kundenvereinbarungen.
Auch Zuschläge können berücksichtigt werden.
Etwa für bestimmte Transportarten, Maut oder zusätzliche Leistungen.
Das System übernimmt anschließend die Berechnung.
Wichtig ist, dass die hinterlegten Tarife aktuell und für den jeweiligen Transport gültig sind.
Denn eine Automatisierung kann nur dann zuverlässige Preise berechnen, wenn die zugrunde liegenden Informationen stimmen.
Schritt 5: Das Angebot wird automatisch vorbereitet
Wenn der Preis erfolgreich berechnet wurde, erstellt die Software einen fertigen Angebotsentwurf.
Darin stehen die relevanten Transportdaten, der berechnete Preis und die geltenden Angebotsbedingungen.
Ihr Mitarbeiter muss diese Angaben nicht erneut abtippen.
Er erhält einen vorbereiteten Entwurf und kann ihn direkt prüfen.
Stimmen die Angaben, wird das Angebot freigegeben und verschickt.
Bei vorher festgelegten Standardfällen lässt sich auch der Versand automatisieren.
So kann der Kunde seine Antwort sehr schnell erhalten.
Und Ihre Mitarbeiter verbringen deutlich weniger Zeit mit der Angebotserstellung.
Ihre Tarife bleiben Ihre Tarife
Ein häufiger Einwand bei der automatisierten Angebotsbearbeitung ist die Preisgestaltung.
Viele Geschäftsführer möchten nicht, dass irgendeine KI eigenständig ihre Transportpreise festlegt.
Verständlich.
Schließlich entscheidet die Kalkulation darüber, ob ein Auftrag wirtschaftlich sinnvoll ist.
Deshalb sollte die KI nicht frei darüber entscheiden, was ein Transport kostet.
Sie sollte die Informationen aus der Kundenanfrage lesen und an eine festgelegte Berechnungslogik übergeben.
Diese verwendet Ihre Tarife und Regeln.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Für einen bestimmten Transport sind folgende Werte hinterlegt:
- Grundpreis: 450 €
- Mautzuschlag: 35 €
- Zusätzlicher Service: 40 €
Das System berechnet daraus einen Angebotspreis von 525 €.
Die Beträge sind lediglich Beispielwerte.
In der Praxis können Ihre Tarife deutlich komplexer sein.
Vielleicht verwenden Sie verschiedene Preiszonen.
Oder individuelle Konditionen für bestimmte Kunden.
Oder Zuschläge, die sich regelmäßig ändern.
Solche Regeln müssen bei der Einrichtung berücksichtigt werden.
Die KI liest die Anfrage. Ihre Preisregeln bestimmen den Preis.
Das ist die Grundlage einer kontrollierten RFQ-Automatisierung.
Wie viel Zeit spart eine automatisierte Angebotserstellung?
Nehmen wir eine Spedition, die täglich 40 Transportanfragen erhält.
Ein Mitarbeiter benötigt durchschnittlich zehn Minuten, um eine Anfrage zu lesen, zu prüfen, den Preis zu berechnen und ein Angebot vorzubereiten.
Das ergibt 400 Minuten pro Tag.
Also sechs Stunden und 40 Minuten.
Bei 22 Arbeitstagen sind das rund 147 Stunden pro Monat.
Nur für die Angebotsbearbeitung.
Jetzt nehmen wir an, dass 75 Prozent der Anfragen automatisch kalkuliert und vorbereitet werden können.
Das wären 30 von 40 Anfragen täglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter für die Prüfung und Freigabe dieser 30 Angebote jeweils eine Minute benötigen, sind das 30 Minuten.
Die übrigen zehn Anfragen werden weiterhin manuell bearbeitet und benötigen zusammen 100 Minuten.
Damit sinkt die tägliche Bearbeitungszeit in diesem Rechenbeispiel von 400 auf 130 Minuten.
Das entspricht einer Einsparung von 270 Minuten pro Tag.
Also viereinhalb Stunden.
Bei 22 Arbeitstagen ergibt das rechnerisch 99 eingesparte Stunden im Monat.
Natürlich handelt es sich dabei um ein Beispiel.
Die tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren Tarifen, der Komplexität Ihrer Anfragen und der Qualität der Automatisierung ab.
Außerdem müssen Systempflege, Kontrollen und mögliche Fehler berücksichtigt werden.
Trotzdem zeigt die Rechnung, warum RFQ-Automatisierung wirtschaftlich interessant sein kann.
Denn diese Stunden können Ihre Mitarbeiter für andere Aufgaben einsetzen.
Zum Beispiel für die Betreuung bestehender Kunden oder die Bearbeitung komplexerer Transportanfragen.
Mehr Angebote verschicken, ohne mehr Personal einzustellen
Stellen Sie sich vor, Ihre Spedition erhält heute 40 Anfragen pro Tag.
Ihr Team kommt damit gerade so hinterher.
Jetzt gewinnen Sie einen neuen Geschäftspartner, der regelmäßig zusätzliche Transportanfragen schickt.
Eigentlich eine gute Nachricht.
Aber plötzlich müssen Ihre Mitarbeiter jeden Tag 20 weitere Angebote kalkulieren.
Das bedeutet zusätzliche Büroarbeit.
Vielleicht bleiben andere Aufgaben liegen.
Oder Sie müssen einen weiteren Mitarbeiter einstellen.
Mit einer automatisierten Angebotsbearbeitung kann ein großer Teil dieser zusätzlichen Arbeit von der Software übernommen werden.
Die neuen Anfragen werden automatisch gelesen, geprüft und kalkuliert.
Ihre Mitarbeiter übernehmen die Freigabe oder kümmern sich um Sonderfälle.
Dadurch kann Ihre Spedition mehr Anfragen bearbeiten, ohne dass der Personalaufwand im gleichen Verhältnis steigen muss.
Das bedeutet allerdings nicht, dass jedes zusätzliche Angebot automatisch einen Auftrag bringt.
Und natürlich benötigen Sie weiterhin ausreichende Transportkapazitäten, um gewonnene Aufträge durchzuführen.
Aber Ihre Angebotsbearbeitung wird weniger schnell zum Engpass.
Mehr Anfragen bearbeiten. Schneller Angebote verschicken. Weniger manuelle Arbeit.
Warum Sie nicht jedes Angebot automatisch verschicken sollten
An diesem Punkt muss man zwischen Angebotserstellung und Angebotsversand unterscheiden.
Ein System kann eine Anfrage auslesen und anhand fester Regeln einen Preis berechnen.
Das bedeutet aber nicht, dass jedes berechnete Angebot sofort ohne Kontrolle verschickt werden sollte.
Nehmen wir an, ein Kunde fragt einen Sondertransport an.
Der Transport benötigt eine besondere Genehmigung oder ein spezielles Fahrzeug.
Ihre Standardtarife reichen möglicherweise nicht aus, um diesen Auftrag zuverlässig zu kalkulieren.
Wenn das System trotzdem automatisch einen Preis verschickt, kann das teuer werden.
Deshalb sollten klare Grenzen festgelegt werden.
Standardisierte Anfragen mit vollständigen Angaben können weitgehend automatisch bearbeitet werden.
Ungewöhnliche Transporte, fehlende Angaben und Preise außerhalb definierter Grenzen werden dagegen einem Mitarbeiter vorgelegt.
Zusätzlich sollte vor jeder verbindlichen Zusage geprüft werden, ob die benötigte Transportkapazität verfügbar ist.
So bleibt die Automatisierung unter Kontrolle.
Sie beschleunigt die Bearbeitung, ohne dass Ihre Mitarbeiter die Verantwortung für wichtige Entscheidungen verlieren.
RFQ-Automatisierung für Spot-Anfragen und Partnernetzwerke
Besonders interessant ist die Automatisierung für Speditionen, die regelmäßig Spot-Anfragen erhalten.
Dabei handelt es sich um einzelne Transportanfragen, die kurzfristig kalkuliert und vergeben werden.
Häufig schicken Verlader oder Partner dieselbe Anfrage an mehrere Dienstleister.
Wer schnell reagiert, hat die Möglichkeit, frühzeitig ein Angebot abzugeben.
Gerade in Partnernetzwerken kann das einen Unterschied machen.
Ein Partner schickt eine Anfrage an mehrere Speditionen.
Ihre Software erkennt die Nachricht sofort und berechnet den Preis anhand Ihrer hinterlegten Tarife.
Ihr Mitarbeiter bekommt einen fertigen Entwurf.
Wenn alles passt, kann das Angebot direkt verschickt werden.
Sie müssen nicht erst die Anfrage manuell erfassen und eine Preisliste durchsuchen.
Das spart Zeit.
Und es ermöglicht Ihrem Unternehmen, auch bei einem hohen Anfragevolumen schnell zu reagieren.
Wichtig ist allerdings, dass der Preis wirtschaftlich sinnvoll bleibt.
Ein Angebot, das innerhalb einer Minute verschickt wird, bringt wenig, wenn Ihre Spedition damit Geld verliert.
Deshalb gehören Tarifpflege, Kostenkontrolle und Freigaberegeln zur Automatisierung dazu.
Was passiert, wenn Informationen fehlen?
Transportanfragen sind nicht immer vollständig.
Ein Kunde schreibt beispielsweise:
„Wir brauchen morgen einen Transport von Frankfurt nach München. Können Sie uns einen Preis schicken?“
Mehr steht nicht in der E-Mail.
Kein Gewicht.
Keine Palettenanzahl.
Keine genaue Abholadresse.
Keine Informationen über die Ware.
Was soll das System jetzt machen?
Es könnte versuchen, einen Preis zu schätzen.
Das wäre allerdings keine zuverlässige Lösung.
Besser ist es, die fehlenden Angaben zu erkennen und eine Rückfrage vorzubereiten.
Beispielsweise:
„Könnten Sie uns bitte noch die Palettenanzahl, das Gesamtgewicht und die genaue Abholadresse schicken?“
Diese Nachricht kann anschließend von einem Mitarbeiter freigegeben werden.
Bei eindeutig definierten Fällen kann auch die Rückfrage automatisch verschickt werden.
Sobald der Kunde antwortet, kann das System die neuen Informationen verarbeiten und die Kalkulation fortsetzen.
So wird nicht nur die Angebotserstellung beschleunigt.
Auch die Kommunikation bei unvollständigen Anfragen lässt sich teilweise automatisieren.
Brauchen Sie dafür ein neues TMS?
Nein, nicht unbedingt.
Eine RFQ-Automatisierung kann häufig mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeiten.
Die Anfragen kommen weiterhin über Ihr normales E-Mail-Postfach rein.
Die Tarifdaten können je nach vorhandener IT aus Ihrem TMS, einer Datenbank oder einer gepflegten Tarifdatei stammen.
Und fertige Angebote lassen sich gegebenenfalls wieder im TMS speichern.
Wie genau das funktioniert, hängt von Ihren vorhandenen Programmen und Schnittstellen ab.
Manche Systeme bieten APIs.
Andere unterstützen bestimmte Import- und Exportfunktionen.
Bei älteren Systemen muss geprüft werden, welche Integrationsmöglichkeiten vorhanden sind.
Wichtig ist, dass die Automatisierung zu Ihren bestehenden Abläufen passt.
Ihre Mitarbeiter sollten nicht plötzlich mit fünf neuen Programmen arbeiten müssen, nur um ein Angebot zu verschicken.
Der Prozess soll einfacher werden.
Welche Anfragen eignen sich für eine Automatisierung?
Nicht jede Transportanfrage ist gleich.
Besonders gut eignen sich wiederkehrende Anfragen, für die klare Preisregeln existieren.
Zum Beispiel Transporte auf häufig angefragten Strecken oder standardisierte Dienstleistungen mit festen Tarifstrukturen.
Wenn Ihre Spedition für bestimmte Kunden individuelle Konditionen hinterlegt hat, können auch diese berücksichtigt werden.
Schwieriger sind dagegen Anfragen, bei denen Preise erst bei externen Partnern eingeholt werden müssen.
Oder Transporte mit ungewöhnlichen Anforderungen.
Auch solche Prozesse lassen sich teilweise automatisieren.
Beispielsweise könnte das System eine Anfrage an mehrere geeignete Frachtführer vorbereiten und eingehende Antworten strukturiert erfassen.
Die endgültige Auswahl bleibt dann beim zuständigen Mitarbeiter.
Deshalb lohnt es sich, zunächst die eigenen Anfragen zu untersuchen.
Welche Transporte werden regelmäßig angefragt?
Welche Preise lassen sich anhand klarer Regeln bestimmen?
Und bei welchen Fällen müssen Ihre Mitarbeiter tatsächlich individuell kalkulieren?
Mit diesen Informationen lässt sich feststellen, welcher Teil Ihrer Angebotsbearbeitung automatisiert werden kann.
So läuft die Einführung einer RFQ-Automatisierung ab
Bevor eine Automatisierung entwickelt wird, sollte zunächst der bestehende Angebotsprozess untersucht werden.
Wie kommen Ihre Transportanfragen rein?
Wer bearbeitet sie?
Wo liegen Ihre Tarife?
Wie werden Zuschläge berechnet?
Und wann muss ein Mitarbeiter eine Entscheidung treffen?
Anschließend werden die Regeln für die automatische Kalkulation festgelegt.
Dazu gehören beispielsweise die benötigten Transportdaten, die Tarifstruktur, die Gültigkeit der Preise und die Fälle, die eine manuelle Prüfung erfordern.
Danach kann eine erste Version entwickelt werden.
Sinnvoll ist es, mit einer begrenzten Gruppe standardisierter Anfragen zu beginnen.
Das System liest diese Anfragen aus und erstellt Angebotsentwürfe.
Die Ergebnisse werden zunächst mit den bisherigen manuellen Kalkulationen verglichen.
Stimmen die Preise?
Werden Zuschläge korrekt berücksichtigt?
Erkennt das System fehlende Informationen?
Wenn die Ergebnisse zuverlässig sind, kann die Automatisierung im Tagesgeschäft eingesetzt werden.
Danach lassen sich weitere Anfragetypen ergänzen.
So wächst die Automatisierung mit den tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Wann lohnt sich RFQ-Automatisierung für Speditionen?
RFQ-Automatisierung ist besonders interessant, wenn Ihre Mitarbeiter täglich viele ähnliche Transportanfragen bearbeiten.
Wenn Sie beispielsweise 50 Anfragen pro Tag erhalten und jede Kalkulation zehn Minuten dauert, entsteht ein erheblicher Arbeitsaufwand.
Anders sieht es aus, wenn Sie nur fünf Anfragen pro Woche bekommen und diese sehr individuell sind.
Dann kann der Aufwand für eine umfassende Automatisierung höher sein als der tatsächliche Nutzen.
Deshalb sollten Sie zunächst einige Zahlen kennen.
Wie viele Transportanfragen erhalten Sie täglich?
Wie lange dauert die Angebotserstellung?
Wie viele Anfragen können mit vorhandenen Tarifen berechnet werden?
Wie häufig fehlen wichtige Angaben?
Und wie viele Angebote führen später tatsächlich zu Aufträgen?
Gerade die letzte Frage ist wichtig.
Denn Sie möchten nicht einfach mehr Angebote verschicken.
Sie möchten mehr wirtschaftlich sinnvolle Aufträge gewinnen.
Wenn Ihre Mitarbeiter durch Automatisierung schneller reagieren und mehr passende Anfragen bearbeiten können, kann das einen direkten geschäftlichen Nutzen haben.
Schnellere Angebote sind nur dann wertvoll, wenn der Preis stimmt
Eine automatisierte Angebotsbearbeitung sollte immer zwei Dinge gleichzeitig erreichen.
Sie soll schneller werden.
Und sie soll zuverlässig kalkulieren.
Eine Spedition, die innerhalb von zwei Minuten einen falschen Preis verschickt, hat dadurch nichts gewonnen.
Deshalb sollte das System ausschließlich mit gültigen Tarifdaten arbeiten.
Veraltete Preise müssen erkannt werden.
Fehlende Zuschläge dürfen nicht einfach ignoriert werden.
Und bei unbekannten Strecken oder ungewöhnlichen Transportbedingungen sollte ein Mitarbeiter übernehmen.
Auch die Gewinnspanne muss berücksichtigt werden.
Wenn Ihre Spedition bestimmte Mindestmargen verwendet, können entsprechende Regeln in die Kalkulation integriert werden.
So lassen sich Angebote automatisch vorbereiten, ohne dass die wirtschaftlichen Vorgaben aus dem Blick geraten.
Ihre Dispo sollte Kunden betreuen, statt ständig Preise abzutippen
Ein erfahrener Disponent kennt Ihre Kunden, Ihre Transportkapazitäten und die Besonderheiten Ihres Geschäfts.
Er weiß, bei welchen Aufträgen es Probleme geben könnte.
Er kann kurzfristige Änderungen koordinieren.
Und er kann mit Kunden sprechen, wenn eine individuelle Lösung benötigt wird.
Diese Fähigkeiten sind wertvoll.
Trotzdem verbringen Mitarbeiter in vielen Speditionen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit wiederkehrender Büroarbeit.
Anfragen öffnen.
Informationen übertragen.
Preise berechnen.
Angebote schreiben.
Immer wieder.
Eine RFQ-Automatisierung kann einen großen Teil davon übernehmen.
Ihre Mitarbeiter bekommen vorbereitete Angebote und müssen hauptsächlich kontrollieren, ob alles passt.
Bei Sonderfällen übernehmen sie weiterhin selbst.
Dadurch bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, bei denen ihre Erfahrung wirklich gebraucht wird.
RFQ-Automatisierung für Speditionen: So können Sie anfangen
Sie müssen nicht sofort Ihre gesamte Angebotsbearbeitung umstellen.
Beginnen Sie mit den Anfragen, die Ihre Mitarbeiter am häufigsten erhalten.
Vielleicht sind es regelmäßige Transporte auf bestimmten Strecken.
Vielleicht Spot-Anfragen von Partnern.
Oder Standardtransporte, für die bereits feste Tarife existieren.
Schauen Sie sich an, wie diese Anfragen heute bearbeitet werden.
Welche Informationen müssen ausgelesen werden?
Wie wird der Preis berechnet?
Und wie lange dauert es, bis ein Angebot beim Kunden ankommt?
Wenn der Prozess häufig wiederholt wird und klaren Regeln folgt, lohnt es sich, eine Automatisierung zu prüfen.
Bei Halem Technologies unterstützen wir Speditionen dabei, solche Büroarbeiten zu automatisieren.
Wir entwickeln Lösungen, die eingehende Transportanfragen aus E-Mails und Dokumenten auslesen, mit Ihren hinterlegten Tarifen berechnen und fertige Angebote vorbereiten.
Damit Sie schneller auf Anfragen reagieren können, ohne dass Ihre Mitarbeiter jeden Preis selbst berechnen müssen.
Das bieten wir unter anderem Speditionen in Wiesbaden sowie in Frankfurt und Umgebung an.
Sie möchten wissen, welche Aufgaben Sie in Ihrer Spedition automatisieren könnten?
Wir haben eine Übersicht typischer Büroarbeiten zusammengestellt, die sich in Speditionen automatisieren lassen.
Schauen Sie sich die Liste an und prüfen Sie, welche Aufgaben bei Ihnen täglich anfallen.