Ein Kunde schickt Ihnen einen Transportauftrag per E-Mail.
Ihr Disponent öffnet die Nachricht, liest die Angaben durch und überträgt alles in Ihr Transportmanagementsystem (TMS).
Abholadresse. Lieferadresse. Ladetermin. Gewicht. Palettenanzahl. Referenznummer.
Anschließend kontrolliert er, ob alles stimmt, und speichert den Auftrag.
Drei Minuten Arbeit.
Klingt nach wenig.
Aber was passiert, wenn Sie 100 solcher Aufträge am Tag bekommen?
Dann verbringt Ihre Dispo täglich mehrere Stunden damit, Informationen aus E-Mails und PDFs in ein anderes System zu übertragen.
Und am nächsten Tag geht das Ganze von vorne los.
Dabei lässt sich ein großer Teil dieser Arbeit automatisieren.
Mit einer automatisierten Auftragserfassung werden eingehende Transportaufträge ausgelesen, geprüft und direkt in Ihrem TMS gespeichert.
Ihre Disponenten müssen sich nur noch um Aufträge kümmern, bei denen etwas fehlt, nicht stimmt oder eine Entscheidung erforderlich ist.
Wie das funktioniert und wann sich die Automatisierung für eine Spedition lohnt, schauen wir uns genauer an.
Warum die manuelle Auftragserfassung so viel Zeit kostet
Stellen Sie sich eine Spedition mit fünf Disponenten vor.
Jeden Morgen kommen neue Transportaufträge rein.
Manche Kunden schicken ihre Aufträge direkt als E-Mail. Andere hängen eine PDF-Datei an. Wieder andere verwenden eigene Formulare oder Excel-Tabellen.
Jeder Kunde macht es ein bisschen anders.
Ein Disponent muss deshalb zunächst die Nachricht öffnen und herausfinden, welche Informationen überhaupt relevant sind.
Danach beginnt die eigentliche Arbeit.
Er überträgt die Abholadresse, Lieferadresse, Sendungsdaten und Termine in das TMS.
Fehlt eine Information, muss er beim Kunden nachfragen.
Hat er versehentlich eine falsche Postleitzahl oder ein falsches Datum eingetragen, muss der Fehler später korrigiert werden.
Und während er mit der Auftragserfassung beschäftigt ist, kommen bereits die nächsten E-Mails rein.
Das Problem ist die Wiederholung.
Denn die meisten dieser Arbeitsschritte laufen nach dem gleichen Muster ab.
Informationen lesen.
Informationen prüfen.
Informationen übertragen.
Speichern.
Dafür braucht es in vielen Fällen keinen Disponenten, der seit zehn Jahren im Unternehmen arbeitet.
Es braucht ein System, das diese Arbeit zuverlässig übernimmt.
Was bedeutet automatisierte Auftragserfassung in einer Spedition?
Bei der automatisierten Auftragserfassung übernimmt eine Software die Verarbeitung eingehender Transportaufträge.
Statt jeden Auftrag manuell in Ihr TMS einzutragen, lassen Sie die Informationen automatisch auslesen und übertragen.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Ein Kunde schickt einen Transportauftrag per E-Mail.
- Die Software erkennt die Nachricht als Transportauftrag.
- Eine KI liest die benötigten Informationen aus der E-Mail oder dem PDF-Anhang aus.
- Das System prüft die Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität.
- Sind alle Voraussetzungen erfüllt, wird der Auftrag automatisch im TMS angelegt.
- Gibt es Unklarheiten, erhält ein Disponent den Auftrag zur Prüfung.
Das Entscheidende ist der letzte Punkt.
Sie müssen nicht versuchen, jeden einzelnen Transportauftrag ohne menschliche Beteiligung zu verarbeiten.
Es reicht, wenn das System die normalen, eindeutigen Aufträge selbstständig erledigt.
Ihre Mitarbeiter kümmern sich um die Ausnahmen.
Und genau dort wird ihre Erfahrung tatsächlich gebraucht.
So funktioniert die automatische Auftragserfassung Schritt für Schritt
Schauen wir uns an, wie eine solche Automatisierung im Alltag aussehen kann.
Schritt 1: Der Kunde schickt seinen Transportauftrag
Die meisten Speditionen erhalten Transportaufträge bereits digital.
Häufig per E-Mail, teilweise mit einem PDF als Anhang.
Ein Kunde schreibt beispielsweise:
„Guten Morgen, bitte morgen 8 Europaletten in Frankfurt abholen und bis Donnerstag nach München liefern. Die genauen Angaben finden Sie im Anhang.“
Bisher müsste ein Mitarbeiter diese Nachricht öffnen, den Anhang prüfen und anschließend alle Daten ins TMS eintragen.
Bei einer automatisierten Auftragserfassung beginnt die Verarbeitung bereits beim Eingang der E-Mail.
Das System überwacht ein definiertes Postfach und erkennt Nachrichten, die Transportaufträge enthalten.
Normale Kundenanfragen, Rechnungen und andere E-Mails werden getrennt behandelt.
Schritt 2: Die KI liest die Auftragsdaten aus
Jetzt kommt KI ins Spiel.
Anders als bei einfachen Formularen stehen die Informationen in einer E-Mail nicht immer an derselben Stelle.
Ein Kunde schreibt zuerst die Lieferadresse.
Ein anderer beginnt mit dem Abholtermin.
Ein dritter schickt ausschließlich ein PDF mit einer Tabelle.
Eine KI kann solche unterschiedlichen Dokumente analysieren und die relevanten Informationen in eine einheitliche Struktur bringen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Auftraggeber und Referenznummer
- Abholadresse und Lieferadresse
- Abhol- und Liefertermin
- Anzahl der Packstücke oder Paletten
- Gewicht und gegebenenfalls Maße
- Besondere Transportanforderungen
Aus der ursprünglichen E-Mail entsteht damit ein strukturierter Datensatz.
Das System weiß jetzt, welche Angaben zu welchem Feld gehören.
Dafür muss der Kunde seine bisherigen Abläufe nicht zwangsläufig ändern.
Er kann seinen Transportauftrag weiterhin per E-Mail schicken.
Schritt 3: Der Auftrag wird automatisch geprüft
Jetzt reicht es nicht aus, die Informationen einfach ins TMS zu kopieren.
Sie müssen vorher geprüft werden.
Denn auch KI kann Angaben falsch interpretieren.
Deshalb sollte eine gute Automatisierung feste Kontrollregeln enthalten.
Beispielsweise:
Ist die Abholadresse vollständig?
Gibt es eine Lieferadresse?
Ist ein Abholtermin angegeben?
Liegt der Liefertermin nach dem Abholtermin?
Ist der Auftrag möglicherweise bereits im TMS vorhanden?
Sind bestimmte Angaben widersprüchlich?
Außerdem können kundenspezifische Anforderungen berücksichtigt werden.
Wenn ein bestimmter Kunde beispielsweise immer eine Auftragsreferenz angeben muss, lässt sich diese Regel hinterlegen.
Fehlt die Referenz, wird der Auftrag zur Prüfung weitergeleitet.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen verschiedenen Prüfungen.
Eine Software kann feststellen, ob ein Datum vorhanden und logisch plausibel ist.
Ob ein Transport zu diesem Termin tatsächlich durchgeführt werden kann, hängt dagegen von Ihrer Kapazität, Ihren Fahrzeugen und weiteren betrieblichen Informationen ab.
Solche Entscheidungen sollten nur dann automatisiert werden, wenn die dafür notwendigen Daten und Regeln verfügbar sind.
Schritt 4: Der Auftrag wird im TMS angelegt
Wenn alle Prüfungen erfolgreich sind, kann das System den Transportauftrag im TMS speichern.
Das funktioniert beispielsweise über eine vorhandene API oder eine andere vom TMS unterstützte Schnittstelle.
Bei manchen Systemen ist eine direkte Integration einfach möglich.
Bei anderen muss zunächst geprüft werden, welche technischen Möglichkeiten überhaupt bestehen.
Entscheidend ist, dass die Informationen im richtigen Format und in den richtigen Feldern ankommen.
Der Auftrag wird dann automatisch angelegt, ohne dass ein Disponent die Angaben erneut abtippen muss.
Anschließend kann das System protokollieren, wann der Auftrag verarbeitet wurde und ob die Übertragung erfolgreich war.
Damit bleibt nachvollziehbar, was mit dem Transportauftrag passiert ist.
Schritt 5: Nur Ausnahmen landen bei Ihrer Dispo
Was passiert, wenn etwas nicht stimmt?
Nehmen wir an, die Lieferadresse ist unvollständig.
Oder zwei verschiedene Liefertermine stehen im Dokument.
Dann sollte das System nicht einfach irgendwelche Werte übernehmen.
Stattdessen wird der Auftrag zurückgehalten und einem Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt.
Dieser sieht, welche Informationen erkannt wurden und welches Problem vorliegt.
Er korrigiert die Angaben oder fragt beim Kunden nach.
Danach kann der Auftrag weiterverarbeitet werden.
So muss Ihr Mitarbeiter nicht den gesamten Auftrag neu erfassen.
Er kümmert sich nur um die konkrete Ausnahme.
Das Ziel: Ihre Dispo bearbeitet Probleme, statt Daten abzutippen.
Wie viel Zeit lässt sich durch die automatisierte Auftragserfassung sparen?
Rechnen wir mit einem einfachen Beispiel.
Eine mittelständische Spedition erhält täglich 100 Transportaufträge per E-Mail und PDF.
Ein Mitarbeiter benötigt durchschnittlich vier Minuten, um einen Auftrag zu lesen, zu prüfen und im TMS zu erfassen.
Das ergibt 400 Minuten Arbeit am Tag.
Also sechs Stunden und 40 Minuten.
Nur für die Auftragserfassung.
Bei 22 Arbeitstagen sind das rund 147 Stunden im Monat.
Das entspricht fast einer Vollzeitstelle mit 160 Monatsstunden.
Natürlich ist das nur eine Beispielrechnung.
Nicht jeder Auftrag benötigt vier Minuten. Manche sind in einer Minute erledigt, andere dauern deutlich länger.
Und eine Automatisierung wird nicht jeden Auftrag vollständig übernehmen können.
Nehmen wir deshalb an, dass 80 Prozent der Aufträge ohne menschliche Nachbearbeitung verarbeitet werden.
Dann müsste Ihre Dispo täglich nur noch 20 statt 100 Aufträge manuell bearbeiten.
Bei weiterhin vier Minuten pro manuell bearbeitetem Auftrag wären das 80 Minuten am Tag statt 400 Minuten.
Das ergibt eine rechnerische Entlastung von rund 117 Stunden pro Monat.
Hinzu kommen allerdings Kontrollaufwand, gelegentliche Systemfehler und die Pflege der Automatisierung.
Die tatsächliche Zeitersparnis muss daher im laufenden Betrieb gemessen werden.
Trotzdem zeigt das Beispiel, warum sich die Automatisierung gerade bei einem hohen Auftragsvolumen lohnt.
Denn diese Stunden fehlen heute häufig an anderer Stelle.
Bei der Tourenplanung, bei Kundenanfragen oder bei kurzfristigen Transportproblemen.
Weniger Personalkosten durch automatisierte Auftragserfassung
Für viele Speditionen sind Personalkosten ein großer Kostenblock.
Gerade in der Disposition werden erfahrene Mitarbeiter gebraucht.
Wenn das Auftragsvolumen steigt, wächst häufig auch die Büroarbeit.
Dann stehen Unternehmen irgendwann vor einer Entscheidung.
Mehr Personal einstellen?
Oder versuchen, mit den vorhandenen Mitarbeitern mehr Aufträge abzuwickeln?
Hier kann Automatisierung einen Unterschied machen.
Wenn Ihre Disponenten weniger Zeit für die manuelle Auftragserfassung benötigen, bleibt mehr Kapazität für zusätzliche Aufträge.
Das bedeutet nicht automatisch, dass Sie Mitarbeiter abbauen müssen.
Interessanter ist häufig, dass Sie mit Ihrem bestehenden Team wachsen können.
Stellen Sie sich vor, Ihre Spedition verarbeitet heute 100 Transportaufträge am Tag.
Ein neuer Kunde würde weitere 30 Aufträge bringen.
Bisher müssten Sie prüfen, ob Ihre Dispo diese zusätzliche Büroarbeit überhaupt bewältigen kann.
Mit einer gut funktionierenden Automatisierung kann ein großer Teil der zusätzlichen Auftragserfassung ohne zusätzlichen manuellen Aufwand erfolgen.
Natürlich müssen weiterhin genügend Fahrzeuge, Fahrer und operative Kapazitäten vorhanden sein.
Aber die Büroarbeit wächst nicht mehr zwangsläufig im gleichen Verhältnis wie das Auftragsvolumen.
Mehr Aufträge abwickeln, ohne für jede zusätzliche Aufgabe neues Personal einzustellen.
Genau darin liegt der wirtschaftliche Nutzen.
Was passiert mit den Fehlern bei der Auftragserfassung?
Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig.
Das ist keine Kritik an Ihren Mitarbeitern.
Wer jeden Tag Dutzende Adressen, Termine und Referenznummern überträgt, wird irgendwann einen Fehler machen.
Vielleicht wird eine Hausnummer falsch eingetragen.
Vielleicht landet das falsche Gewicht im System.
Oder ein Auftrag wird versehentlich doppelt angelegt.
Solche Fehler verursachen zusätzliche Arbeit.
Im schlechtesten Fall wirken sie sich direkt auf den Transport aus.
Automatisierung kann bestimmte Fehlerquellen reduzieren, weil Informationen nicht mehr von Hand zwischen E-Mail und TMS übertragen werden.
Allerdings entstehen dadurch neue Risiken.
Eine KI kann beispielsweise Zahlen falsch lesen oder Informationen aus einem Dokument falsch zuordnen.
Deshalb sollte ein automatisiertes System niemals blind alle erkannten Daten übernehmen.
Es braucht klare Prüfregeln.
Bei kritischen Angaben kann zusätzlich ein Abgleich mit vorhandenen Kundendaten oder anderen zuverlässigen Quellen erfolgen.
Und wenn ein Auftrag nicht eindeutig ist, wird er einem Mitarbeiter vorgelegt.
Das Ziel ist eine kontrollierte Verarbeitung, bei der Fehler möglichst früh erkannt werden.
Muss Ihre Spedition dafür ein neues TMS einführen?
Nein, nicht grundsätzlich.
Eine Automatisierung lässt sich häufig an ein vorhandenes Transportmanagementsystem anbinden.
Die konkrete Umsetzung hängt allerdings davon ab, welches TMS Sie verwenden und welche Schnittstellen verfügbar sind.
Manche Systeme bieten eine API.
Darüber können externe Anwendungen strukturierte Daten übertragen und neue Aufträge anlegen.
Andere unterstützen bestimmte Importformate.
Bei älteren Systemen kann die Integration deutlich aufwendiger sein.
Deshalb sollte vor der Umsetzung geprüft werden, welche Möglichkeiten Ihr bestehendes TMS bietet.
Ein kompletter Systemwechsel ist nicht automatisch notwendig.
Das ist wichtig, weil viele Speditionen über Jahre hinweg ihre Prozesse auf ein bestimmtes TMS abgestimmt haben.
Diese Abläufe sollten nicht ohne guten Grund verändert werden.
Die Automatisierung soll Ihre bestehenden Prozesse unterstützen.
Sie muss zu Ihrem Betrieb passen.
Welche Transportaufträge lassen sich automatisieren?
Nicht jeder Auftrag eignet sich gleichermaßen.
Am einfachsten sind Aufträge, die regelmäßig nach einem ähnlichen Muster eintreffen.
Ein Beispiel sind wiederkehrende Transporte für feste Kunden.
Die Kunden sind bekannt, die erforderlichen Datenfelder stehen fest und es gibt klare Regeln für die Verarbeitung.
Hier lassen sich viele Arbeitsschritte standardisieren.
Auch Transportaufträge aus PDF-Dateien oder E-Mails können automatisiert verarbeitet werden, wenn die Informationen ausreichend eindeutig sind.
Schwieriger wird es bei unvollständigen oder ungewöhnlichen Aufträgen.
Beispielsweise bei Sondertransporten mit besonderen Anforderungen, bei denen zahlreiche Einzelheiten abgestimmt werden müssen.
Solche Aufträge lassen sich möglicherweise teilweise automatisieren.
Die endgültige Prüfung bleibt dann beim Disponenten.
Deshalb muss die Automatisierung auch nicht sofort alle Kunden und Auftragsarten abdecken.
Es kann sinnvoll sein, zunächst mit den häufigsten und einfachsten Aufträgen zu beginnen.
Wenn diese zuverlässig funktionieren, wird die Verarbeitung schrittweise erweitert.
Wie läuft die Einführung einer automatisierten Auftragserfassung ab?
Eine gute Automatisierung beginnt mit einer einfachen Frage:
Wie funktioniert Ihre Auftragserfassung heute?
Bevor überhaupt etwas programmiert wird, sollte der bestehende Ablauf verstanden werden.
Welche Kunden schicken die meisten Aufträge?
Wie kommen diese Aufträge an?
Welche Angaben müssen ins TMS übertragen werden?
Welche Informationen fehlen häufig?
Und bei welchen Fällen muss ein Disponent selbst entscheiden?
Anhand dieser Informationen lässt sich feststellen, welche Arbeitsschritte automatisiert werden können.
Danach wird eine erste Version entwickelt.
Diese sollte nicht sofort sämtliche Transportaufträge produktiv verarbeiten.
Sinnvoller ist es, mit ausgewählten Kunden und klar definierten Auftragsarten zu beginnen.
Zunächst werden die ausgelesenen Daten mit den ursprünglichen Dokumenten verglichen.
Anschließend kann die Übertragung in eine Testumgebung des TMS geprüft werden.
Erst wenn die Ergebnisse zuverlässig sind, werden geeignete Aufträge automatisch produktiv angelegt.
Dabei sollten Fehlerprotokolle, Dublettenprüfungen und ein geregelter Umgang mit Ausnahmen von Anfang an berücksichtigt werden.
So lässt sich das Risiko reduzieren, dass falsche Transportaufträge im System landen.
Wann lohnt sich die Automatisierung für Ihre Spedition?
Am interessantesten ist die automatisierte Auftragserfassung für Speditionen, bei denen täglich viele Transportaufträge manuell bearbeitet werden.
Wenn Sie beispielsweise 100 oder mehr Aufträge pro Tag per E-Mail und PDF erhalten, lohnt es sich, den Prozess genauer zu untersuchen.
Aber die reine Auftragszahl ist nicht alles.
Entscheidend ist, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter tatsächlich für die Bearbeitung benötigen.
Wenn ein Auftrag durchschnittlich nur 30 Sekunden dauert, ist das Einsparpotenzial geringer als bei fünf Minuten pro Auftrag.
Auch die Art Ihrer Aufträge spielt eine Rolle.
Viele gleichartige Aufträge sind meistens einfacher zu automatisieren als wenige hochkomplexe Einzeltransporte.
Und wenn Ihre Kunden bereits vollständig über EDI oder eine direkte Schnittstelle bestellen, ist möglicherweise kaum noch manuelle Auftragserfassung vorhanden.
Dann gibt es wenig zu automatisieren.
Deshalb sollten Sie vor einer Investition zunächst die Zahlen prüfen.
Wie viele Aufträge kommen täglich rein?
Wie lange dauert die manuelle Erfassung?
Wie viele Aufträge benötigen zusätzliche Rückfragen?
Und wie hoch ist der Aufwand für die Entwicklung und den Betrieb der Automatisierung?
Mit diesen Informationen können Sie berechnen, ob sich das Projekt wirtschaftlich lohnt.
Muss KI wirklich jeden Auftrag selbstständig bearbeiten?
Nein.
Und das sollte auch nicht das Ziel sein.
Bei Automatisierung denken viele sofort daran, dass ein kompletter Prozess ohne menschliche Beteiligung funktionieren muss.
Das klingt gut.
Ist aber bei komplexen Geschäftsprozessen nicht immer sinnvoll.
Wenn 80 Prozent Ihrer Transportaufträge problemlos automatisiert werden können, haben Sie bereits einen großen Teil der manuellen Arbeit eingespart.
Warum sollten Sie dann versuchen, auch die letzten 20 Prozent um jeden Preis zu automatisieren?
Gerade bei ungewöhnlichen Aufträgen, fehlenden Informationen oder besonderen Kundenanforderungen kann ein Disponent die bessere Entscheidung treffen.
Er kennt die Kunden.
Er kennt den Fuhrpark.
Und er weiß, welche Besonderheiten im Tagesgeschäft berücksichtigt werden müssen.
Diese Erfahrung ist wertvoll.
Deshalb sollte ein automatisiertes System erkennen, wann es selbstständig weiterarbeiten kann und wann ein Mensch übernehmen muss.
So nutzen Sie die Software für wiederholbare Aufgaben und Ihre Mitarbeiter für die Fälle, in denen ihre Erfahrung gebraucht wird.
Die Zukunft der Auftragserfassung in Speditionen
Viele Speditionen arbeiten heute mit modernen Transportmanagementsystemen.
Trotzdem werden Informationen teilweise noch manuell aus E-Mails, PDFs und anderen Dokumenten übertragen.
Das liegt häufig daran, dass Kunden unterschiedliche Formate verwenden und bestehende Systeme nicht direkt miteinander kommunizieren.
KI macht es einfacher, solche unstrukturierten Informationen zu verarbeiten.
Dadurch lassen sich Aufgaben automatisieren, für die früher starre Formulare oder aufwendige Schnittstellen notwendig waren.
Aber KI allein reicht nicht aus.
Sie brauchen einen klar definierten Prozess, zuverlässige Prüfungen und eine funktionierende Verbindung zu Ihrem TMS.
Erst dann entsteht eine Lösung, die im Alltag tatsächlich Arbeit abnimmt.
Für Geschäftsführer bedeutet das eine konkrete Möglichkeit, ihre Büroprozesse effizienter zu gestalten.
Und für Disponenten bedeutet es weniger Dateneingabe und mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
Denn ein erfahrener Disponent sollte nicht den Großteil seines Tages damit verbringen, Informationen von einer Bildschirmseite auf die andere zu übertragen.
Er sollte Transporte koordinieren, Probleme lösen und dafür sorgen, dass Aufträge zuverlässig abgewickelt werden.
Die manuelle Auftragserfassung gehört nur dann auf seinen Schreibtisch, wenn wirklich etwas geklärt werden muss.
Auftragserfassung automatisieren: So können Sie anfangen
Wenn Sie herausfinden möchten, ob sich die automatisierte Auftragserfassung für Ihre Spedition lohnt, müssen Sie nicht sofort ein großes IT-Projekt starten.
Schauen Sie sich zunächst an, welche Aufgaben Ihre Disponenten jeden Tag wiederholen.
Wie viele Transportaufträge werden manuell erfasst?
Wie häufig müssen Daten aus PDFs übertragen werden?
Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit dem Kopieren und Prüfen von Informationen?
Schon diese Fragen zeigen häufig, wo sich Automatisierung lohnen könnte.
Bei Halem Technologies unterstützen wir Speditionen dabei, solche Büroarbeiten zu automatisieren.
Wir entwickeln Lösungen, die Transportaufträge aus E-Mails und PDFs auslesen, prüfen und über geeignete Schnittstellen in bestehende Systeme übertragen.
So kann Ihre Dispo mehr Aufträge bearbeiten, ohne dass die manuelle Dateneingabe im gleichen Maß zunimmt.
Die automatische Auftragserfassung bieten wir unter anderem in Frankfurt, in Darmstadt und für Speditionen in Wiesbaden an.
Sie möchten wissen, welche Aufgaben Sie in Ihrer Spedition automatisieren könnten?
Wir haben eine Übersicht typischer Büroarbeiten zusammengestellt, die sich in Speditionen automatisieren lassen.
Schauen Sie sich die Liste an und prüfen Sie, welche Aufgaben bei Ihnen täglich anfallen.