Ein Fahrer liefert seine Ware beim Kunden ab.
Der Empfänger unterschreibt den Ablieferbeleg. Der Fahrer macht ein Foto und schickt es per E-Mail an die Disposition.
Ein Mitarbeiter öffnet die Nachricht, lädt das Dokument herunter, kontrolliert die Angaben und sucht den passenden Transportauftrag im System.
Dann benennt er die Datei um und legt sie im richtigen Ordner ab.
Vielleicht muss er den Ablieferbeleg anschließend noch an die Buchhaltung weiterleiten.
Fünf Minuten Arbeit.
Klingt nach wenig.
Aber was passiert, wenn Ihre Spedition jeden Tag 100 solcher Dokumente erhält?
Dann verbringen Ihre Mitarbeiter täglich mehrere Stunden damit, Dokumente zu öffnen, zu prüfen, umzubenennen und abzulegen.
Und dabei haben wir noch gar nicht über Frachtbriefe, Eingangsrechnungen oder andere Transportdokumente gesprochen.
Das Problem ist, dass viele dieser Aufgaben immer wieder nach dem gleichen Muster ablaufen.
Ein Dokument kommt rein.
Jemand liest es.
Jemand prüft es.
Und jemand überträgt die Informationen in ein anderes System.
Genau diese Arbeit lässt sich automatisieren.
Mit einer automatisierten Dokumentenverarbeitung können Frachtpapiere, Ablieferbelege und Rechnungen selbstständig ausgelesen, geprüft und den richtigen Aufträgen zugeordnet werden.
Ihre Mitarbeiter müssen sich nur noch um Dokumente kümmern, bei denen Informationen fehlen oder etwas nicht stimmt.
Wie das funktioniert und wann sich die Automatisierung für Ihre Spedition lohnt, schauen wir uns genauer an.
Warum die Dokumentenverarbeitung in Speditionen so viel Zeit kostet
In einer Spedition entstehen täglich zahlreiche Dokumente.
Transportaufträge kommen per E-Mail.
Fahrer schicken unterschriebene Ablieferbelege.
Kunden senden Frachtpapiere.
Subunternehmer stellen Rechnungen.
Und die Buchhaltung benötigt die passenden Unterlagen, um Transporte abzurechnen.
Diese Dokumente kommen häufig über unterschiedliche Kanäle an.
Manche als PDF.
Andere als Foto.
Wieder andere als Scan oder E-Mail-Anhang.
Das wäre grundsätzlich kein Problem, wenn alle Dokumente immer gleich aussehen würden und automatisch am richtigen Ort landen könnten.
In der Praxis ist das selten der Fall.
Ein Kunde verwendet seine eigene Vorlage.
Ein Subunternehmer schickt eine Rechnung mit einer anderen Struktur.
Ein Fahrer fotografiert einen unterschriebenen Frachtbrief, der etwas schief auf dem Tisch liegt.
Ein Mitarbeiter muss also zunächst herausfinden, um welches Dokument es sich handelt.
Danach muss er prüfen, zu welchem Transportauftrag es gehört.
Anschließend kontrolliert er die Angaben und legt es im richtigen System ab.
Und genau hier entsteht viel manuelle Arbeit.
Nicht weil die Aufgaben besonders kompliziert sind.
Sondern weil sie jeden Tag dutzende Male wiederholt werden.
Was bedeutet automatisierte Dokumentenverarbeitung in einer Spedition?
Bei der automatisierten Dokumentenverarbeitung übernimmt eine Software die Bearbeitung eingehender Dokumente.
Statt jedes Dokument einzeln zu öffnen und zu sortieren, erkennt das System automatisch, um welche Unterlage es sich handelt.
Anschließend liest es die relevanten Informationen aus und ordnet das Dokument dem passenden Vorgang zu.
Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Ein Dokument kommt per E-Mail, Upload oder über ein anderes angebundenes System an.
- Die Software erkennt, ob es sich um einen Frachtbrief, einen Ablieferbeleg oder eine Rechnung handelt.
- Die benötigten Informationen werden automatisch ausgelesen.
- Das System prüft die Daten anhand festgelegter Regeln.
- Das Dokument wird dem passenden Transportauftrag zugeordnet und abgelegt.
- Wenn Angaben fehlen oder nicht übereinstimmen, wird ein Mitarbeiter informiert.
Das Ziel ist einfach.
Ihre Mitarbeiter sollen Dokumente bearbeiten, bei denen tatsächlich etwas geklärt werden muss.
Die normalen Fälle übernimmt die Software.
Welche Dokumente lassen sich automatisieren?
Besonders interessant sind Dokumente, die regelmäßig in großer Menge anfallen.
In Speditionen gehören dazu vor allem Frachtpapiere, Ablieferbelege und Rechnungen.
Schritt 1: Frachtpapiere automatisch auslesen und ablegen
Frachtpapiere enthalten wichtige Informationen über einen Transport.
Dazu gehören beispielsweise der Absender, der Empfänger, die Ware, das Gewicht und die jeweiligen Transportdaten.
Diese Angaben werden häufig benötigt, um einen Auftrag zu kontrollieren oder später nachzuvollziehen.
Bisher muss ein Mitarbeiter die Dokumente oft manuell öffnen und mit den vorhandenen Auftragsdaten vergleichen.
Mit KI lassen sich viele dieser Informationen automatisch auslesen.
Das System kann beispielsweise die Sendungsnummer erkennen und nach dem passenden Transportauftrag suchen.
Anschließend prüft es, ob die erkannten Angaben mit den hinterlegten Daten übereinstimmen.
Wenn alles stimmt, wird das Dokument automatisch dem Auftrag zugeordnet.
Gibt es einen Widerspruch, landet es bei einem Mitarbeiter.
Ein Beispiel:
Im TMS sind für einen Transport 18 Paletten hinterlegt.
Auf dem Frachtbrief stehen aber 16.
Das System erkennt die Abweichung und markiert den Vorgang zur Prüfung.
Ihr Mitarbeiter muss nicht mehr alle Frachtpapiere einzeln kontrollieren.
Er sieht direkt, bei welchen Dokumenten etwas auffällig ist.
Natürlich kann das System nur die Informationen prüfen, für die zuverlässige Vergleichsdaten vorhanden sind.
Es kann beispielsweise feststellen, dass zwei Angaben voneinander abweichen.
Welche Angabe richtig ist, muss im Zweifelsfall ein Mitarbeiter klären.
Schritt 2: PODs automatisch verarbeiten
Ein POD, kurz für Proof of Delivery, ist ein Abliefernachweis.
Er dokumentiert, dass eine Sendung beim Empfänger angekommen ist.
Für viele Speditionen sind diese Nachweise wichtig, um Transporte abzuschließen, Kundenfragen zu beantworten oder die Abrechnung vorzubereiten.
Das Problem?
PODs kommen häufig als Scan, Foto oder PDF zurück.
Ein Mitarbeiter muss sie öffnen, den passenden Auftrag suchen und den Beleg zuordnen.
Bei einer großen Anzahl täglicher Transporte entsteht dadurch erheblicher Aufwand.
Mit automatisierter Dokumentenverarbeitung kann dieser Ablauf weitgehend selbstständig funktionieren.
Nehmen wir an, Ihr Fahrer schickt einen unterschriebenen Ablieferbeleg per E-Mail.
Das System erkennt, dass es sich um einen POD handelt.
Anschließend liest es die Auftragsnummer und gegebenenfalls weitere Angaben aus.
Über die Auftragsnummer findet es den passenden Transport im TMS.
Danach prüft die Software, ob die benötigten Angaben vorhanden sind.
Beispielsweise ein Ablieferdatum oder eine erkennbare Empfangsbestätigung, sofern diese für den jeweiligen Prozess erforderlich ist.
Sind die definierten Voraussetzungen erfüllt, wird der POD dem Transportauftrag zugeordnet und gespeichert.
Fehlt eine wichtige Information, wird der Beleg zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
So müssen Ihre Mitarbeiter nicht jeden Ablieferbeleg einzeln öffnen und ablegen.
Schritt 3: Rechnungen automatisch prüfen und zuordnen
Auch bei der Rechnungsverarbeitung entsteht viel Büroarbeit.
Nehmen wir an, ein Subunternehmer schickt Ihnen eine Rechnung für einen durchgeführten Transport.
Ein Mitarbeiter öffnet die Rechnung und kontrolliert:
Gibt es den entsprechenden Transportauftrag?
Stimmt die Auftragsnummer?
Entspricht der Rechnungsbetrag dem vereinbarten Preis?
Sind die erforderlichen Rechnungsangaben vorhanden?
Anschließend wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet oder im System erfasst.
Bei einer automatisierten Rechnungsverarbeitung kann ein großer Teil dieser Arbeit entfallen.
Die Software liest die relevanten Rechnungsdaten aus und gleicht sie mit den vorhandenen Auftragsinformationen ab.
Ein Beispiel:
Für einen Transport wurden 450 € vereinbart.
Der Subunternehmer stellt eine Rechnung über 480 €.
Das System erkennt die Abweichung.
Statt die Rechnung automatisch freizugeben, leitet es sie an einen Mitarbeiter weiter.
Dieser prüft, ob beispielsweise zusätzliche Wartezeiten vereinbart wurden oder die Rechnung korrigiert werden muss.
Stimmen die Angaben überein und sind alle erforderlichen Prüfungen erfolgreich, kann die Rechnung an den nächsten Bearbeitungsschritt übergeben werden.
Die finale buchhalterische oder steuerliche Prüfung richtet sich weiterhin nach den geltenden Anforderungen und Ihren internen Freigaberegeln.
Die Software übernimmt den wiederholbaren Vergleich. Ihr Mitarbeiter klärt die Abweichungen.
Wie funktioniert die automatische Dokumentenerkennung mit KI?
Viele Transportdokumente sind unstrukturiert.
Das bedeutet, dass die benötigten Informationen nicht immer an derselben Stelle stehen.
Eine Rechnungsnummer befindet sich bei einem Lieferanten oben rechts.
Beim nächsten steht sie mitten im Dokument.
Ein Frachtbrief verwendet deutsche Bezeichnungen.
Ein anderer enthält englische Angaben.
Und manche Unterlagen werden lediglich als Foto verschickt.
Hier helfen Technologien zur Dokumentenerkennung.
Bei gescannten Unterlagen kann eine Texterkennung, auch OCR genannt, die sichtbaren Zeichen erfassen.
KI-Modelle können anschließend den Inhalt interpretieren und die relevanten Angaben zuordnen.
Beispielsweise erkennt das System, dass eine bestimmte Zahl die Rechnungsnummer ist und eine andere Zahl zum Rechnungsbetrag gehört.
Die Informationen werden anschließend in einer einheitlichen Struktur gespeichert.
So können unterschiedliche Dokumentenformate innerhalb desselben Prozesses verarbeitet werden.
Allerdings funktioniert das nicht immer fehlerfrei.
Unscharfe Bilder, handschriftliche Ergänzungen oder beschädigte Scans können Probleme verursachen.
Deshalb benötigt die Automatisierung zusätzliche Prüfungen.
Wenn die Informationen nicht zuverlässig erkannt werden können, sollte das Dokument zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet werden.
Weniger Fehler durch automatische Prüfungen
Bei der manuellen Dokumentenverarbeitung passieren Fehler.
Eine Datei landet im falschen Ordner.
Ein Ablieferbeleg wird dem falschen Auftrag zugeordnet.
Eine Rechnungsnummer wird falsch übertragen.
Oder eine Abweichung zwischen Frachtbrief und Transportauftrag wird übersehen.
Das lässt sich bei einer großen Anzahl täglich verarbeiteter Dokumente kaum vollständig vermeiden.
Automatisierung kann solche Fehler reduzieren, weil Dokumente nach einheitlichen Regeln geprüft werden.
Ein System kann beispielsweise kontrollieren, ob eine Auftragsnummer existiert und ob eine Rechnung bereits verarbeitet wurde.
Außerdem kann es erkannte Daten mit vorhandenen Informationen vergleichen.
So werden bestimmte Abweichungen erkannt, bevor sie zu weiteren Problemen führen.
Aber auch automatisierte Systeme können Fehler machen.
Eine KI kann eine Zahl falsch interpretieren oder ein Dokument dem falschen Auftrag zuordnen.
Deshalb sollte eine zuverlässige Lösung mehrere Sicherheitsmechanismen besitzen.
Dazu gehören Plausibilitätsprüfungen, Dublettenerkennung, eindeutige Zuordnungsregeln und die manuelle Freigabe unklarer Fälle.
Wichtig ist, dass die Automatisierung nachvollziehbar arbeitet.
Ein Mitarbeiter sollte erkennen können, welche Daten aus welchem Dokument stammen und warum ein Vorgang automatisch verarbeitet oder zurückgehalten wurde.
Denn Fehler zu vermeiden ist gut.
Fehler rechtzeitig zu erkennen, ist genauso wichtig.
Wie viel Zeit spart eine automatisierte Dokumentenverarbeitung?
Rechnen wir mit einem einfachen Beispiel.
Eine mittelständische Spedition verarbeitet täglich 150 Dokumente.
Dazu gehören Frachtpapiere, PODs und Rechnungen.
Ein Mitarbeiter benötigt durchschnittlich drei Minuten, um ein Dokument zu öffnen, zu kontrollieren und korrekt abzulegen.
Das ergibt 450 Minuten Arbeit am Tag.
Also siebeneinhalb Stunden.
Bei 22 Arbeitstagen entspricht das 165 Stunden im Monat.
Fast eine vollständige Arbeitskraft, die ausschließlich mit der Dokumentenverarbeitung beschäftigt wäre.
Nehmen wir an, dass eine Automatisierung 80 Prozent dieser Dokumente ohne manuelle Nachbearbeitung verarbeiten kann.
Dann bleiben täglich 30 Dokumente zur manuellen Bearbeitung übrig.
Bei drei Minuten pro Dokument wären das nur noch 90 Minuten am Tag.
Die rechnerische Einsparung beträgt sechs Stunden täglich.
Oder 132 Stunden im Monat.
Das ist eine Beispielrechnung, keine garantierte Einsparung.
Im Betrieb entstehen zusätzliche Aufgaben wie Stichprobenkontrollen, die Bearbeitung technischer Fehler und die Pflege der Automatisierung.
Außerdem hängt das Ergebnis stark von der Qualität der eingehenden Dokumente ab.
Trotzdem zeigt die Rechnung, wie viel Arbeitszeit in einem scheinbar einfachen Prozess stecken kann.
Und diese Zeit könnten Ihre Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben verwenden.
Was bedeutet das für Ihre Personalkosten?
Viele Geschäftsführer in der Logistik beschäftigen sich mit steigenden Personalkosten.
Gleichzeitig wächst bei mehr Transportaufträgen häufig auch die Büroarbeit.
Mehr Transporte bedeuten mehr Frachtpapiere.
Mehr Ablieferbelege.
Mehr Rechnungen.
Und damit mehr Dokumente, die bearbeitet werden müssen.
Ohne Automatisierung wächst der Aufwand häufig mit dem Auftragsvolumen.
Irgendwann brauchen Sie möglicherweise zusätzliches Personal, um die Dokumente rechtzeitig zu verarbeiten.
Genau hier kann Automatisierung helfen.
Wenn ein System den Großteil der Dokumente selbstständig verarbeitet, kann Ihre bestehende Mannschaft mehr Aufträge bearbeiten, ohne dass die administrative Arbeit im gleichen Umfang zunimmt.
Das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Buchhaltung oder Ihre Disposition ersetzen müssen.
Ihre Mitarbeiter werden weiterhin gebraucht.
Aber sie verbringen weniger Zeit mit wiederholbaren Aufgaben.
Ein erfahrener Disponent sollte schließlich nicht stundenlang Dokumente umbenennen und in Ordner verschieben müssen.
Er sollte Transporte koordinieren und Probleme lösen.
Dafür bezahlen Sie ihn.
Dokumente automatisch dem richtigen Transportauftrag zuordnen
Ein besonders wichtiger Bestandteil der Automatisierung ist die richtige Zuordnung.
Denn es reicht nicht aus, ein Dokument einfach irgendwo digital zu speichern.
Es muss auch später wiedergefunden werden können.
Nehmen wir an, ein Kunde fragt drei Wochen nach einem Transport nach dem unterschriebenen Ablieferbeleg.
Bisher müsste ein Mitarbeiter vielleicht erst das E-Mail-Postfach durchsuchen.
Oder verschiedene Ordner öffnen.
Oder beim Fahrer nachfragen, ob der Beleg noch vorhanden ist.
Mit einer automatisierten Dokumentenverarbeitung kann der POD direkt beim passenden Transportauftrag hinterlegt werden.
Ein Mitarbeiter öffnet den Auftrag und findet das Dokument dort, wo es hingehört.
Das spart nicht nur Zeit bei der ursprünglichen Verarbeitung.
Es erleichtert auch spätere Rückfragen.
Damit das funktioniert, benötigt das System zuverlässige Merkmale für die Zuordnung.
Beispielsweise eine Auftragsnummer, Referenznummer oder eine andere eindeutige Kennung.
Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist, sollte das Dokument nicht einfach irgendeinem Auftrag zugewiesen werden.
Dann muss ein Mitarbeiter entscheiden.
Muss Ihre Spedition dafür neue Software kaufen?
Nicht unbedingt.
Viele Speditionen verwenden bereits ein Transportmanagementsystem, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Buchhaltungssoftware.
Eine Automatisierung kann an diese vorhandenen Systeme angebunden werden, sofern geeignete Schnittstellen verfügbar sind.
Beispielsweise über eine API.
Damit können Dokumente und strukturierte Daten automatisch übertragen werden.
Ein POD könnte nach der Verarbeitung direkt beim entsprechenden Transportauftrag im TMS gespeichert werden.
Eine geprüfte Eingangsrechnung könnte an das Buchhaltungssystem weitergegeben werden.
Bei anderen Systemen sind Dateiimporte oder zusätzliche Integrationen notwendig.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von Ihrer bestehenden Software ab.
Deshalb sollte vor der Umsetzung geprüft werden, wie Ihre Systeme miteinander kommunizieren können.
Sie müssen nicht automatisch Ihr gesamtes TMS austauschen, nur um die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren.
Was passiert, wenn ein Dokument unvollständig ist?
Stellen Sie sich vor, ein Fahrer schickt einen Ablieferbeleg.
Das Foto ist unscharf.
Die Auftragsnummer lässt sich nicht eindeutig erkennen.
Und ein Teil des Dokuments fehlt.
Was soll das System machen?
Es sollte den Beleg zur Prüfung weiterleiten.
Genau dafür braucht eine gute Automatisierung einen geregelten Ausnahmeprozess.
Ein Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung und sieht direkt, welches Dokument Probleme verursacht.
Er kann das Dokument kontrollieren, die Angaben korrigieren oder einen neuen Beleg anfordern.
Danach wird der Vorgang weiterverarbeitet.
So müssen nicht mehr sämtliche Dokumente einzeln geprüft werden.
Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf die problematischen Fälle.
Und diese Fälle verschwinden nicht einfach in irgendeinem E-Mail-Postfach.
Sie werden gezielt zur Bearbeitung vorgelegt.
Datenschutz und sichere Dokumentenverarbeitung
Frachtpapiere und Rechnungen enthalten häufig vertrauliche Informationen.
Dazu können Kundendaten, Adressen, Preise und personenbezogene Angaben gehören.
Deshalb sollte die Verarbeitung nicht ohne klare Sicherheitsregeln erfolgen.
Vor der Einführung muss geprüft werden, welche Daten verarbeitet werden und welche externen Dienstleister beteiligt sind.
Bei der Nutzung externer KI-Dienste ist insbesondere zu klären, wo die Daten verarbeitet werden, welche vertraglichen Vereinbarungen erforderlich sind und welche Schutzmaßnahmen gelten.
Auch Zugriffsrechte spielen eine Rolle.
Nicht jeder Mitarbeiter sollte automatisch Zugriff auf sämtliche Rechnungen und Kundendokumente erhalten.
Außerdem müssen die jeweils geltenden Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten berücksichtigt werden.
Bei steuerlich relevanten Unterlagen ist beispielsweise eine ordnungsgemäße Archivierung wichtig.
Ein einfacher Cloud-Ordner erfüllt nicht automatisch alle Anforderungen.
Die Automatisierung sollte deshalb so aufgebaut werden, dass Dokumente sicher verarbeitet, nachvollziehbar zugeordnet und entsprechend den geltenden Pflichten aufbewahrt werden.
Wann lohnt sich die automatisierte Dokumentenverarbeitung?
Nicht jede Spedition braucht sofort eine umfangreiche Automatisierung.
Wenn Sie täglich nur zehn Dokumente bearbeiten und die gesamte Arbeit zwanzig Minuten dauert, lohnt sich ein größeres Projekt möglicherweise nicht.
Anders sieht es aus, wenn jeden Tag mehrere hundert Dokumente eingehen.
Besonders interessant wird es, wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig:
- Dokumente aus E-Mails herunterladen und manuell ablegen.
- PODs den passenden Transportaufträgen zuordnen.
- Rechnungsdaten mit Auftragsdaten vergleichen.
- Frachtpapiere auf fehlende Angaben prüfen.
- Unterlagen für die Buchhaltung zusammensuchen.
Je häufiger diese Aufgaben vorkommen, desto größer ist das mögliche Einsparpotenzial.
Entscheidend ist allerdings nicht nur die Dokumentenmenge.
Auch die durchschnittliche Bearbeitungszeit und die Anzahl der Ausnahmefälle spielen eine Rolle.
Deshalb sollte man zunächst messen, wie viel Arbeit heute tatsächlich entsteht.
Erst danach lässt sich beurteilen, ob sich eine Automatisierung wirtschaftlich lohnt.
Wie läuft die Einführung einer automatisierten Dokumentenverarbeitung ab?
Am Anfang steht die Analyse Ihres aktuellen Ablaufs.
Welche Dokumente erhalten Sie?
Über welche Kanäle kommen sie rein?
Wer bearbeitet sie?
Und in welchen Systemen müssen sie anschließend gespeichert werden?
Danach wird geprüft, welche Dokumentenarten sich am einfachsten automatisieren lassen.
Oft ist es sinnvoll, mit einem klar abgegrenzten Prozess anzufangen.
Beispielsweise mit der automatischen Zuordnung von PODs.
Zunächst werden die eingehenden Dokumente ausgelesen und die Ergebnisse mit den vorhandenen Auftragsdaten verglichen.
Anschließend wird getestet, ob die Zuordnung zuverlässig funktioniert.
Wenn das System die definierten Qualitätsanforderungen erfüllt, kann die automatische Ablage aktiviert werden.
Danach lassen sich weitere Dokumentenarten ergänzen.
Zum Beispiel Frachtpapiere oder Eingangsrechnungen.
So muss nicht die gesamte Dokumentenverarbeitung auf einmal umgestellt werden.
Sie beginnen mit einem überschaubaren Prozess.
Prüfen die Ergebnisse.
Und erweitern die Automatisierung dort, wo sie nachweislich Arbeit spart.
Warum Ihre Mitarbeiter weiterhin gebraucht werden
Bei Automatisierung denken manche Unternehmer sofort daran, komplette Arbeitsplätze zu ersetzen.
Dabei ist der praktische Nutzen häufig ein anderer.
Ihre Mitarbeiter sollen weniger Zeit mit Aufgaben verbringen, für die ihre Erfahrung kaum gebraucht wird.
Nehmen wir einen Disponenten mit zehn Jahren Berufserfahrung.
Er kennt Ihre Kunden, Ihre Fahrer und die Besonderheiten Ihrer Transporte.
Sollte dieser Mitarbeiter wirklich täglich zwei Stunden damit verbringen, PDF-Dateien herunterzuladen und umzubenennen?
Wahrscheinlich nicht.
Diese Arbeit kann eine Software übernehmen.
Der Disponent kümmert sich stattdessen um Lieferprobleme, kurzfristige Kundenanfragen und die operative Transportplanung.
Genauso in der Buchhaltung.
Ein Mitarbeiter sollte sich auf Rechnungen konzentrieren können, bei denen Beträge nicht stimmen oder Rückfragen notwendig sind.
Die eindeutigen Fälle kann das System vorbereiten und nach Ihren Freigaberegeln weiterverarbeiten.
Software bearbeitet die Routine. Menschen kümmern sich um die Ausnahmen.
So nutzen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter sinnvoller.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Wo sollten Sie anfangen?
Wenn Sie herausfinden möchten, ob sich die Dokumentenverarbeitung in Ihrer Spedition automatisieren lässt, schauen Sie sich zunächst einen normalen Arbeitstag an.
Wie viele Frachtpapiere kommen rein?
Wie viele Ablieferbelege werden manuell zugeordnet?
Wie viele Rechnungen müssen Ihre Mitarbeiter prüfen?
Und wie lange dauert es, bis ein Dokument im richtigen System gespeichert ist?
Sie brauchen dafür zunächst keine umfangreiche IT-Analyse.
Es reicht, einige Tage lang die Dokumentenmengen und Bearbeitungszeiten zu erfassen.
Danach sehen Sie, welche Aufgaben besonders viel Zeit kosten.
Vielleicht ist es die Ablage von PODs.
Vielleicht die Prüfung von Eingangsrechnungen.
Oder vielleicht das manuelle Sortieren und Zuordnen eingehender Frachtpapiere.
Dort sollten Sie anfangen.
Denn eine gute Automatisierung muss nicht sofort alles übernehmen.
Sie muss zunächst ein konkretes Problem lösen.
Dokumentenverarbeitung automatisieren mit Halem Technologies
Bei Halem Technologies helfen wir Speditionen dabei, wiederholbare Büroarbeiten zu automatisieren.
Dazu gehört auch die Verarbeitung von Frachtpapieren, Ablieferbelegen und Rechnungen.
Wir entwickeln Lösungen, die eingehende Dokumente automatisch auslesen, prüfen und den passenden Vorgängen zuordnen.
Wo es die vorhandenen Systeme und Schnittstellen erlauben, werden die Unterlagen anschließend direkt im TMS oder im entsprechenden Dokumentensystem abgelegt.
Unklare Fälle gehen weiterhin an Ihre Mitarbeiter.
So reduzieren Sie manuelle Arbeit, vermeiden bestimmte Übertragungsfehler und schaffen mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben Ihrer Dispo.
Wie das in Ihrer Region aussehen kann, lesen Sie auf unseren Seiten zu Darmstadt und Südhessen sowie Mainz und Rheinhessen.
Sie möchten wissen, welche Büroarbeiten Sie in Ihrer Spedition automatisieren könnten?
Wir haben eine Übersicht typischer Prozesse zusammengestellt, die sich in Speditionen automatisieren lassen.
Dort sehen Sie, welche Aufgaben infrage kommen und wo sich ein genauerer Blick lohnt.